インターネットFaxのメリットとデメリット

イントロダクション

情シスになる前は所謂SIerでSEをしていたのですが、その頃Faxはかなり縁遠いインフラでした。
一応複合機にFax機能はありましたし、メール署名や名刺にもFax番号は記載していましたが、送信したのが十数年で２、３回だけ、受信については１回もありませんでした。送信した２、３回は購入したソフトの保守申し込みがFax受付だった時だけです。

なのでFaxというものは前時代的な通信手段で、使っている人なんでほぼいないだろうというのが情シスになる前の私の認識でした。

しかし実際はまだまだ現役で稼働している主要な通信手段の１つでした。
業者からの請求書や注文書、行政機関への申請、キャンペーンやイベント等営業的な通知など、様々な文書がFaxでやりとりされています。

スキャナを導入していないのでFaxが残っているというだけではなく、「代表番号」であることも生き残っている重要な要素のひとつなのではないでしょうか。
代表番号であれば、担当者個々のやりとりではなく、企業と企業のやりとりであるという意味が出てきます。
B to Cで個人客を相手にする場合、特に年配のお客様はFaxを使われる方も多くいらっしゃいます。

店舗や小規模な事務所であれば卓上タイプのインクジェット複合機に回線を接続して利用する方法が可能でしょう。
ただし、ある程度社員数のいるオフィスで、組織が複数に分かれるような規模になると、１台の受信端末、１つのFax番号では融通がききませんし、定期的な受信確認が必要だったりと手間がかかります。かといって複数の回線を契約するにはコストもかかりますし、インフラ整備や管理も大変です。
小規模事務所の場合でも、外回りが多いと事務所にFaxが届いても誰も確認できないこともあります。

そして「現役で稼働している主要な通信手段」といいながらも、使用頻度はさほど高くないのが実情かと思います。数は少ないけど取引先やお客様で利用する人がいるから残さざるを得ないというのが実際のところではないかと思います。

PHSのサービス提供も終了する中、Faxも今後どれくらい残るかわかりませんが、だからこそ安価で簡単に導入できるインターネットFaxを紹介したいと思います。

メリット１：費用は安価で設備はいらない

電話回線やインターネット回線を利用するFaxは、回線を引いて、番号を取得して、送受信機（複合機やFax専用機）を準備して、設定して…、とお金も手間もかかります。
回線や送受信機の維持管理にもコストが必要です。

インターネットFaxの場合、必要なインフラはインターネットに接続できることだけです。
初期費用やランニングコストも回線を引くのと比べるとずっと安価です。

メリット２：接続環境があれば、いつでもだれでも送受信ができる

インターネットFaxのFax送受信は、メールを利用するパターンと送受信用のサイトに接続するパターンがあります。どちらもインターネット接続ができれば特定の人だけでなくいつでも誰でもFaxの送受信ができます。
スマートフォンのアプリを提供しているサービスもあるので、外出先でも簡単にFaxを確認することができます。

デメリット：既設環境からの切り替えが一苦労

インターネットFax最大のデメリットは、既設Faxがある場合にFax番号が変わることです。

そんなに送受信していないとはいえ、利用相手がいる話なので番号変更は通知しなければいけません。サービスによっては番号変更通知を行ってくれるものもありますが、相手によっては電話連絡であったり個別のフォローが必要な場合も出てきます。

またホームページや名刺、その他印刷物にFax番号を記載している場合、全て訂正をする必要があります。Fax番号が記載されている情報をきちんと把握し、それらを全て変更していかなければいけません。
社員全員の名刺を新しくするのは、人数によってはかなりのコストがかかることも考えられますが、手書きの訂正や訂正シールを貼るにしても、その手間はコストとして考えなければいけません。

店舗や営業所の新設等であれば、どちらにしろ新たに印刷物を作成するわけですから、新規導入であれば大きなデメリットは無いと考えます。
またそもそも通知している先が少なかったり、Fax番号を記載している箇所があまりない場合も、比較的容易に切り替えが行えるでしょう。