ハングアウト及びHangoutsMeetのビデオチャットでPCの画面共有を行う | GoogleTips

ハングアウト及びHangoutsMeetのビデオチャットでPCの画面共有を行う | GoogleTips

イントロダクション

前回がGoogleコミュニケーションツールの概略の話でしたが、今回は思いっきり手順に寄った話になります。
そして今回も主役はハングアウトです。

前回折角Googleコミュニケーションツール5つの説明をしたので、同様の機能があるツールも併せて説明していきたいと思います。
今回は「ビデオチャットでPCの画面共有」がテーマなので、お相手はHangoutsMeetになります。

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ビデオチャットでPCの画面共有を行う

ハングアウトでPCの画面共有を行う

まずはハングアウトでの画面共有の方法からです。


通常のビデオハングアウトを開始したら、画面右上のメニューをクリックします。


表示されたメニューから「画面を共有」を選択します。


最初に表示されるのは「あなたの全画面」というタブです。
こちらを選択すると、自分のディスプレイのコピーがハングアウトに表示されます。
画面イメージでは「画面1」「画面2」とありますが、私の利用環境がデュアルディスプレイなためで、通常は1つしか表示されません。


特定の資料等だけを表示したい場合は、「アプリケーションウインドウ」タブを開いて、共有したいアプリケーションを選択します。
選択できるのは現在起動しているアプリケーションだけなので、共有したいファイルをあらかじめ開いておくようにしましょう。


イメージは「アプリケーションウインドウ」でPowerPointを共有している状態です。
画面共有だけ終了したい場合は、画面上部の「停止」ボタンをクリックすると、通常のビデオチャットに戻ります。

HangoutsMeetでPCの画面共有を行う

次にHangoutsMeetの場合です。
選択する場所がちょっと違うだけで、やっていることはほぼ同じです。


PCでMeetのビデオチャットを開始し、右下にある「今すぐ表示」をクリックすると、「あなたの全画面」と「ウインドウ」というメニューがでてきます。

「あなたの全画面」はハングアウトの「あなたの全画面」と同じです。
「ウインドウ」はハングアウトの「アプリケーションウインドウ」と同じです。
操作や注意事項もハングアウトとほぼ同じなのでイメージは割愛します。


画面共有を行った後、自身のMeetの画面が上のようになっていることがあります。
これだと共有されている内容がちょっとわかりずらいです。
そこで右上の参加者一覧から自分をクリックして、自分の画面を固定表示するようにすると、下のようにハングアウトと同様の状態にすることができます。


実際にビデオチャットをしている間はハングアウトやMeetの画面ではなく資料を中心に見ることになると思いますが、共有されている内容に誤りが無いかの確認に使用してください。

ビデオチャットのメリット

ビデオチャットやテレビ会議のメリットに「遠隔地との対面コミュニケーション」が挙げられますが、私はこれについては微妙だと思っています。

「顔をあわせないと伝わらない」状況は「顔が見えれば伝わる」のではなく、ニュアンスや空気感のような非言語コミュニケーションが必要な状況と考えます。
SE時代に本稼働前の作業室に上司から電話がかかってきて、「いいから一度現場見に来てみろ!」と思ったことが何度もありました。
その状況でビデオチャットを使っていたら状況が正しく伝わっていたかといえば、恐らく伝わらなかったでしょう。

ビデオチャットやテレビ会議のメリットは「情報共有の即時性」と「資料共有」にあると思っています。

会議の内容を議事録に書き起こして欠席者や遠方のメンバーに回覧したり、メールを書いたりしていると、情報の鮮度は劣化します。
また一言一句を議事録には書けないので共有される情報量も対面と比べてどうしても減ってしまいます。
ビデオチャットはその場にいないメンバーと(言語コミュニケーションとしては)即時に同じ情報量で情報を共有することができます。

それだけなら電話でも同じ効果が望めますが、せっかく映像を共有しているのですから視覚的にもイメージをより統一したいですよね。
電話口で「資料の何ページ目の…」「Excelのこのシートの何行目の…」みたいなことをするより、画面で同じ資料を見たほうが何倍もスムーズに情報が共有できます。

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あとがき

働き方改革によるテレワークの推進がトレンドになっていますが、「顔を見るためのツール」としてだけではなく、こうしたメリットをより訴求していかなくてはいけません。

テレワークに限らず通常業務においてもコミュニケーションコストをかけずに情報共有を図る手段として、ビデオチャットは有効なツールになります。
ツールを上手に使って改善を積み重ねていくこと、そしてその改善意識を醸成、拡散、共有することがボトムアップによる「働き方改革」です。

「働き方改革」とは残業しないことや通勤しないことが目的ではなく、生産性を高めてより効率的に仕事をすることの結果として、残業時間が抑制されたり、多様な働き方を享受できるようになることだと思います。

こういう言い方をするとブラック企業みたいに思われそうですが、「働き方改革」の本来の目的は「長時間労働の抑制」「労働環境の改善」ではありません。
迫りくる労働人口の減少を乗り越えるために、人数が減っても同じ生産性が出せる仕組みや、介護離職や休職による労働力減少を食い止めて少しでも労働人口を確保する方法を構築することなのです。

ツールやITの活用で労働者は楽になり、経営者は生産性が上がって同じ売上で人件費が抑えられれば誰も不幸にはなりません。
もちろんそんなうまくはいかないでしょうが、「働き方改革」の目指しているところは、究極的にはそこなのです。

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