データ収集、蓄積のルール化について

データ活用とBI導入の下準備バックナンバー
数値的根拠のある経営のためのデータ活用 | データ活用とBI導入の下準備
データの正規化とは？ | データ活用とBI導入の下準備

前回のおさらいと今回の内容

データ活用について、前回はデータ正規化についてお話しました。技術的な話にはなりましたが、データベースの基礎知識がある程度あればさほど難しくはないかもしれません。

しかし現場に散財しているExcelがこの通りに管理されているとは限りません。
台帳のブックがあり、用途ごとの集計用のブックが複数あり、そもそも罫線とセル結合で作成されて自動集計に不向きなExcelの個別帳票があり（所謂ネ申Excel）、帳票から台帳への転記が手作業であり、そもそも帳票は紙で印刷されて回議、押印の上で保管されていたりするわけです。

データ活用において最大の課題になるのがこうした状況からデータを収集するところになります。結局これなしにデータ活用は進みません。
１回の集計のために様々なExcelや紙からデータを起こしていては、タイムリーな検索や関連情報や詳細情報へのドリルダウンが困難になりますし、それを毎回集計するとなるとかなりの労力を費やすことになります。

BIツールを導入してみたけどなかなか活用が進まないという場合、多くの場合ここに原因があるのではないでしょうか。
活用できる形でデータが保管されていてこそ、データ活用は効果を発揮することができるのです。

ということで今回はデータの収集、蓄積についてのお話をしていきたいと思います。

データ収集用フォーマットの整備とアクセス権

データが活用できる形、というのは前回の話で出てきた正規化された状態ということになります。この正規化された形をゴールとして、逆算してインプットを作成していきます。

インプットとなるデータ収集用フォーマットはExcelでも良いですが、可能な限り転記の手間が無くて済む方法が望ましいでしょう。
個別帳票を記入したら帳票データが台帳に自動的に転記されたり、別シートにサマリが作成されてそれを台帳に張り付ければいい状態になったりする状態です。

そして転記された台帳のメンテナンスは権限で制御できることが望ましいです。
これは個別帳票との整合を保つこと、インプットデータの正確性をチェックすることを目的にしています。
ファイルアクセス権の設定でもいいですし、物理的に場所を分けてもいいかもしれませんが、台帳の閲覧権をどこまで持たせるかも検討も必要です。台帳に収集したデータをどこまで見せていいのか、誰が活用したいのか検討しておかないと、制限しすぎて折角集まったデータが活用できなくなってしまいます。

データ入力ルールの作成と仕組み

データを収集する仕組みとしてもう一つ重要になるのが入力ルールです。
データが入力されていなかったり、データの形式がバラバラだったりすると、後々活用できなくなります。

これを防ぐための方法として、入力項目の必須化があります。
もちろんなんでもかんでも必須化すればいいわけではありません。一度に全てのデータが入力できるわけではない場合もあります。１回目にお話した受注活動のパイプライン分析の場合など、ステージが上がるにつれて入力内容が増えることも考えられます。
適切なタイミングで、適切な場所が埋まるようにルール付けしておく必要があります。

データフォーマットについても、日付、金額、マスタで管理している種別等様々です。
リストボックスやチェックボックスを利用して、可能な限り入力誤りのない状態にすること望ましいでしょう。

それらの仕組みでも防げないものもあります。例えば住所を入力する場合の番地情報を「〇丁目△番□号」にするのか、「〇ー△ー□」にするのか、「9-99-99」にするのかでも、後々の可読性が変わります。
郵便番号、電話番号、氏名の姓と名の間のスペース等、ルールの周知とマスタ転記時のチェックを行うよう手順を整備するようにしましょう。

こうしたルールが厳密に行えたり、台帳転記が簡単になったり、権限管理を厳密に行える等の点で、プログラムやシステムを導入するメリットが発生するのです。

定期的なチェックを行う

どんなルールにも言えることですが、ルールを作ったらそれが守られているか、ルールが陳腐化していないか定期的にチェックを行う必要があります。

ちょっと見ていない間に台帳におかしな値が入ってしまっていないか、ルールに不足があって分析に支障をきたしていないか、そもそもルールが守られていない個所は無いか等、チェック項目を設けて定期的に確認するようにしましょう。

この辺りになると、データ活用だけが目的というより、各業務の運用手順を含めた順守状況が鍵になります。
一人ひとりはもちろん、組織としてこれらを守るための仕組みが整備されているか、その仕組みの意味を理解して、積極的に活用できているかを把握して、活動をけん引する必要があります。そうした活動はもはや情シス主導というより、各ライン部門の管理者や部門長に主導してもらう必要があるでしょう。