Googleフォームで簡単Webアンケート作成 | GoogleTips

Googleフォームで簡単Webアンケート作成 | GoogleTips

イントロダクション

Googleドライブで利用できるサービスといえば、Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライドのオフィススイート3点セットを思い浮かべる方は多いと思います。

「それ何?」という方は、一応こちらの記事でさっくり紹介していますのでご参照ください。

日本企業は(私自身も含め)MicrosoftOfficeにどっぷり浸かってしまい、これらのGoogleのオフィススイートに「使いづらい」「馴染めない」「他の無料オフィススイート(OpenOffice等)のほうが使える」という人も多数いらっしゃるのではないかと思います。

Googleドライブで利用できるサービスはこれらのオフィススイートだけではありません。
今回お話する、無料で使える簡易Webアンケートフォーム作成ツール「Googleフォーム」です。

手間暇かけずに作成でき、アンケートに必要な要素がきちんと備わっている上に、集計・分析までできてしまう優れものツールです。GSuiteを利用しているのであれば使わない手は無い!というほどお勧めのツールになっています。
GSuiteを利用していなくても無料のGoogleアカウントでも利用することができますが、「情シスHack」ですので企業内での利用=GSuite寄りの内容でお話していこうと思います。

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アンケート作成フォーム「Googleフォーム」とは

百聞は一見にしかず

サブタイトルの通りです。とりあえずフォームを一つ作ってみました。
こちらのURLからGoogleフォームで作成したページへ遷移できます。

「怪しいリンクは信用ならん!」という人のために、一応画面イメージも載せておきます。

選択肢が適当なので、大体10分くらいで作成できました。
このアンケートを利用してGoogleフォームの特長を説明していきます。

作成できる選択肢

作成できる選択肢は以下の通りです。

・テキスト(改行無し)
・テキスト(改行有り)
・ラジオボタン
・チェックボックス
・プルダウン
・目盛
・グリッドによる選択(単一選択)
・グリッドによる選択(複数選択可)
・日付
・時刻
・ファイルのアップロード先

選択肢はそれぞれ必須/任意を設定することができます。
テキスト、ラジオ、チェックボックスくらいはいいとして、目盛や日付、さらにファイルのアップロード(保存先はGoogleドライブ)まで可能なアンケートフォームが作成できます。

テキスト、画像、Youtube動画も登録可能

アンケートもカテゴリによって分けたい場合は見出しとしてテキストを追加することができます。画像は設問と選択肢のどちらに追加することも可能です。
またYoutubeの動画URLを張り付けてアンケートに動画を埋め込むことまでできるのです。

Googleフォームは選択肢等のテンプレートは充実していますが、レイアウトは配色や背景以外あまり手を加えることができません。
画像や動画で視覚的な効果を加えることで単調なレイアウトにならないように工夫するだけでなく、画像自体のどちらを選ぶかという設問を設定したり、動画で設問を出題したりすることも可能です。

設問が多く1ページがあまりに長くなると、途中で回答する気が無くなるかもしれません。そこでセクションを分ける=「次へ」「戻る」ボタンを配置して改ページをすることも可能です。

アンケートの提供方法は3種類

作成したアンケートを相手に伝える方法は3種類準備されています。

1.回答画面のURLを通知する
2.回答してほしい人に通知メールを送付する
3.他の画面にアンケートを埋め込む

今回使っているのは①ですが、対象者を指定してメールで回答を依頼したり、アンケートを別ページとせずに他のWebページ内に埋め込んで直接回答してもらうこともできます。

回答者への制御

回答者への制御として提供されている機能は以下のようなものがあります。

・回答者のメールアドレス収集の有無
・回答回数を1回だけに制限するかどうか(Googleアカウントでのログインが必要)
・回答送信後の修正の可否
・回答送信後に現時点での回答の統計情報表示可否
・(GSuiteの場合)GSuiteユーザーに限定するかどうか

無記名アンケートでないと回答してもらえない場合もありますし、逆にアンケートを収集したい場合もあります。Googleフォームではどちらを選択することも可能です。
またアンケート結果の精度を上げるために同じ人が複数回回答することを制限することができます。

回答送信後に再修正が行えたり、回答完了時点での他の回答者の回答傾向の統計(どの回答が何%か)を見せることもできます。ちなみにアンケート作成者は統計情報を自由に閲覧することが可能です。

統計情報のイメージはこんなかんじです。

無料でここまでできるだけでもかなり至れり尽くせりだと思いますが、機能はこれだけではありません。設問に得点を設定して、Webテストとして作成することも可能なのです。

社内の簡単な意見集約にとっても便利

社内でのGSuite利用の場合のGoogleフォームの利用シーンを考えてみます。

例えば会議開催日の日程調整であったり、作成した2つの企画のどちらが良いか意見を聞いて回るのに、これまでは電話やメールであったり、ファイルサーバに回答記入用のExcelファイルを作って置いておく等を行ってきたかと思います。

Googleフォームであれば、メールを作成するのと大して変わらない手間で、回答の集計が非常に簡単になり、色んな意見集約に非常に便利です。

画像ファイルも登録できるので、配色やデザインの比較もできますし、日付/時刻の入力により候補日や時間を回答してもらうこともできます。送付先が多い場合、統計情報で最も件数が多い回答も自動で提示してくれるので、集計の手間が大幅に省けます。

さらにファイルアップロード依頼もできるので、ファイル回収をメール添付やファイルサーバに格納ではなく、Googleドライブに直接格納できるので、電子ファイルでの提出物の管理が容易になります。

会議等のイベント参加メンバーの日程調だったり、メールで送られてきたファイルを1件ずつ所定のフォルダにダウンロードさせることは、日常業務でも結構手間を取られることが多いのではないでしょうか。
Googleフォームをうまく活用すればそれらの苦労からかなり解放されるのではないかと考えます。

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あとがき

アドオンでさらに便利に

ここまで紹介したのはGoogleフォームの標準機能ですが、拡張機能であるアドオンでさらに便利に使うことができるようになります。

例えば「formLimiter」というアドオンはアンケートの公開期間を設定することができます。
集計・報告の期日のために回答期間を制限すれば、公開期間以外にアンケートに遷移しても回答することができなくなります。

他にも回答内容によってメールやレポート、請求書やニュースレターを自動的に送信する「Ultradox Trigger」などがあります。

レイアウトの自由度はやや制限されますが、これだけの機能を簡単な手順で作成できるため、社内利用には非常に適したツールです。アンケートという用途に限らず、周囲に意見を求めて集約したい時に、メールではなくGoogleフォームを使ってみてはいかがでしょうか。

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