GoogleKeepを使ってみる | GoogleTips

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イントロダクション

GoogleTips第7回目です。
これまでわりと「サービス自体は知っている/使っている」ものを便利に使うための小技の紹介が多かったですが、今回はGmailやGoogleカレンダーと比べると比較的マイナーな機能を紹介したいと思います。

今回紹介したいのはGoogleKeepです。

Googleのアプリ一覧にはあるけど、なんだかよくわからなくて使っていないという方も多いのではないでしょうか。
GoogleKeepは、簡単に言えば業務でパソコンを使う方が結構使っているあるツールをより便利にしたものです。

それはデスクトップに表示する「付箋」です。

人によって様々な使い方ができるサービスではありますが、一言で説明するには「付箋」が一番近いのではないかと思います。
ということで今回はGoogleKeepについてご紹介していきたいと思います。

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GoogleKeepについて

GoogleKeep=メモアプリ

GoogleKeepは所謂メモアプリです。Evernoteを使ったことがある方は、同じ部類のものと思ってください。

一々ドキュメントに書き起こす程のものではなかったり、アクセス頻度が高いので都度ドキュメントファイルを開くのが面倒な情報だったりを簡単に保存しておくことができるサービスです。

冒頭にも触れましたが、Evernoteより「付箋」で例えた方がイメージしやすいかもしれません。今日のタスクだったり、日々のルーチンだったり、よく使用する連絡先なんかを書いてデスクトップに貼っておくあれです。

Windows7であればそのものずばり「付箋」、Windows10であれば「sticky note」という名前で標準搭載されているアプリがあり、それ以前からもフリーソフトで提供されているものが多数あり、使っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

GoogleKeepをChromeから呼び出したイメージがこちらです。

Chrome上に表示されている「付箋」と考えるとしっくりきませんか?
「付箋」をベースに、GoogleKeepが何ができるのかを説明していきます。

Googleアカウントで紐づけばスマホからも見れる

PCローカルアプリである付箋との違いはの1つとしては、GoogleKeepも他のGoogleサービスと同様にGoogleアカウントと紐づいているので、どのデバイスからでも情報にアクセスできます。
パソコンで作成したメモをスマホで見ることもできますし、出先でスマホからメモを作成して帰社してからパソコンで確認なんてこともできます。

他のGoogleアカウントと共有可能

これも他のGoogleサービスと同じ考え方で、他のGoogleアカウントとメモを共有することができます。
ドキュメント共有するほど情報量が多くない場合や、個人的なメモをそのまま送りたい場合に便利です。

Googleドキュメントへの連携可能

例えば打ち合わせの議事メモを取って、後から議事録を作成する等の場合、メモの内容からそのままGoogleドキュメントを新規に作成することができます。
一々コピペしたりファイルを作成する手間が省けます。

Chrome拡張機能で表示中のページのURLをメモへ残せる

GoogleKeepのChrome拡張機能を設定すると、Chromeで現在表示しているWebページのURLをメモに記録することができます。
Webページなのでブックマークすれば良い、という考え方もありますが、今後も継続してアクセスが発生するわけでは無いページだったり、資料作成の参考として一時的に継続してアクセスしない、というような場合使えそうそれこそ打ち合わせ内で表示したり検索したWebページを議事と同様のカテゴリとしてメモに残すことができます。
こうすることで従来のブックマークに埋もれることなくURLを保存することができます。

リマインダーを設定できる

メモがデスクトップに表示されないかわりに、忘れてはいけないタスク等をリマインダで通知することができます。
Googleスケジュールもスケジュール通知がありますが、メモ書きなのでタスク以外もリマインドすることができます。例えば「今日中に〇〇に電話する」とかを時間を指定して通知することができます。

GSuite対応

GoogleKeepは2017年からGSuiteで正式にサポートしています。
つまりドメイン内=社内のみに限定してメモの内容を共有することができます。

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活用例紹介

パスワードを通知する

GoogleKeepの実用例をいくつかご紹介します。

「システムにログインするパスワードがわからなくなった」という問い合わせは情シスでは日常茶飯事です。
パスワードを再設定→通知しようとした時、ドキュメントで共有するほど文字数がなく、恒久的に保存しておきたくありません。メールで送付すると盗聴される可能性があります。
物理的に付箋にパスワードを書いて渡すのと同じ感覚でGoogleキープで通知することができます。

サーバIPアドレスやWi-fi情報を出先で確認する

サーバのIPアドレスやWi-fiのSID、パスワード等の情報は、ドキュメント化されていますが、そのドキュメントをファイルサーバ等に保存しておくと出先の営業所等から閲覧するのが難しくなります。
GoogleKeepに簡易的でもサーバIPアドレスやWi-fi情報を記載しておくことで、出先からも確認することができるようになります。

利用シーンによるサービスの住み分けは必要

ここまでご紹介した内容の多くはGoogleの他のサービスで保管できる内容も多々あります。もし社内展開を検討されるのであば、規模間毎に利用するサービスをある程度定義しておいたほうが良いと考えます。

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