各社サービスの比較 | インターネットFax活用法

前回のおさらい

前回はFaxの存続とインターネットFaxのメリット・デメリットのお話をしました。
今回は具体的に代表的なインターネットFaxサービスを紹介してきたいと思います。

代表的なサービスの比較

efax｜j2 Global Japan有限会社

インターネットFaxで一番ポピュラーなサービスがefaxではないでしょうか。
Faxで送られていたデータをPDFに変換してメールとして受信でき、送信もPDFファイルを添付してメールを送付することでFax送信になります（本文が１枚目の鏡になります）。

送受信ともに月150ページまで無料で月額1,500円ですから、件数は少ないけどFaxを維持したいというニーズにマッチしています。他のメールと同じように確認するので確認漏れはほぼなくなりますし、送受信可能なメールアドレスは複数件登録できるため、特定の人が定期的にFaxを確認するような手間は不要です。

efaxの特筆すべき点は、Fax番号に事業所所在地の市外局番が使えることでしょう。
地場の顧客をターゲットにビジネスをする上で、電話番号やFax番号の市外局番はそれだけで所在地を示す符号になります。また代表電話の番号は所在地の市外局番だけど、Fax番号は違う、のようなミスマッチからくる違和感がありません。
地方でB to Cのビジネスを行う事業者にはありがたいのではないでしょうか。

注意すべき点がいくつかあります。
まずFax受信用のメールについて、Gmailに対応していません。
また受信ファイルがPDFなので、編集して返信するには印刷してスキャン→PDF化するか、PDF編集ソフトで直接編集するかのどちらかが必要になります。
外出先のスマホからだと、Faxで返信までは難しいかもしれません。
Fax受信確認→電話やメールで対応というレスポンスの返し方になることが想定されます。

jfax｜j2 Global Japan有限会社

efaxと同じ事業者が提供しているサービスで、仕組みはほぼ全く一緒です。

料金体系がefaxより安い分、無料ページ数は少なくなっていますが、最大の違いが「市外局番03」＝東京の市外局番でFax番号が取得できる点です。

市外局番03＝所在地は東京、というのもかなり広く浸透した符号です。
「本社は東京にある」ということが一目でわかるので、全国展開している事業でも違和感なく利用できます。

Message+｜株式会社アクセルコミュニケーションズ

efaxやjfaxと違い、こちらはFaxの送受信を専用サイトで行うタイプです。Fax受信の通知はメールされますが、送付されたFax本文の確認や返信は全てサイトから行います。

Message+の特徴は３つあります。
１つ目は紙を打ち出さずとも返信まで全て完了できることです。
受信されたFaxは専用サイトから閲覧できるだけでなく、受信したFaxのイメージに直接文字を書き込み、そのまま返信することができます。
PDF化されていないので、専用ソフトは不要ですし、スマホから操作することもできます。

２つ目は受信したFaxに対する対応ステータスが管理されることです。
Faxを受け取ったのはいいけど、そのFaxに対して返信が完了しているかがわからないと、放置されたり、逆に返信が二重、三重になったりすることがあります。
Message+では受信したFaxに返信が行われたかどうかを管理することができます。

３つ目は無料受信件数が多いことです。月1,000ページまでの受信が無料です。
利用シーンは少ないけど維持しておきたいというよりは、現在進行形で積極的に利用している企業におすすめかもしれません。

注意すべき点は２つあります。
１つ目はFax番号が「050」はじまりでしか取得できないことです。
efaxでお話したように、市外局番は事業所の所在地を示す符号になりますが、「050」だとそこから所在地はわかりません。
法人や行政相手の送受信であれば、その点をあまり気にすることが無いので大したデメリットにはならないかもしれませｎ。

２つ目は無料送信枠が無く、別途料金がかかることです。
無料受信枠が1,000ページもあるのにとも思いますが、送受信とも100～150枚まで無料のところ比べると送信単価も安いですし、受信の無料分と相殺できるだけの枚数があればこちらのほうが安くなるかもしれません。

後書き

一番の効果は「Fax当番の廃止」

どのサービスもそれぞれ特徴があり、用途や利用方法によって選定が必要です。
しかしインターネットFaxの導入で一番効果が出るのは「Fax当番」という雑務からの解放ではないでしょうか。

Faxの利用頻度の低下に伴い、この言葉自体も死語になりつつありますが、いつFaxが受信されるかわからないので、定期的に見に行く係を設けて、それを当番制にする仕組みのことです。

インターネットFaxであれば能動的にFaxの受信状況を確認にいかなくても、メール通知で受動的にFaxの受信を確認できます。
ほとんど必ず空振りになるような確認業務は早期に廃止するべきです。

そのためにはインターネットFaxを導入するだけでなく、個々人にきちんと運用を覚えてもらう必要があります。どのようなシステムでもそうですが、結局定着と利活用無しに導入効果は臨めません。

私の会社では、私の入社前に既にインターネットFAXが導入されてました。
しかし一部の部署では受信は特定の人が受け取って印刷して渡したり、送信がうまくいかないので結局コンビニから送っている人がいたりとまるで運用が回っていませんでした。
いくらFax番号の維持のためとはいえ、お金を払っているサービスを無駄にしていいわけではありません。

活用できるものを活用していく。効果の前に無駄を無くす。
検討していく中で、もしかしたら不要なFax番号をいくつか廃止できるかもしれません。
本当にインターネットFaxを導入するかどうかは別としても、導入するとしたらという視点で一度運用を洗ってみるのもいいかもしれません。