Gmailのメール編集の不便を解消する | GoogleTips

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イントロダクション

GoogleTips第6回です。
他の記事が情報システム全般の概要的な話が多い中、ここだけ細かい内容を扱っているのでやや異質な感じの連載ですが、GSuiteの利活用には不可欠な内容なので引き続き取り扱っていきたいと思います。
今はとにかく端から機能を紹介している感じですが、記事が貯まってきたらサービス別にカテゴライズしていきたいと思っています。

今回はGmail関係の小ネタです。
「Webメーラーは使いづらい!」という先入観を少しずつでも緩和していくには、利用効率を向上していくことが不可欠です。
「デフォルトでできていないから不便」という声もあるかもしれませんが、ディスク容量圧迫したりパソコン更新のたびに移行作業が必要なメールソフトと比較すると、クラウドの容量内であればどこまでも保存が可能で、どの端末から利用しても同じ操作が可能な点はGmailに一日の長があります。

ソフトやシステムの利用は慣れの部分もあります。慣れてしまえばGmailのほうが効率的に運用するための仕組みが多数準備されています。
効果を訴求するためにも、こうした小さなテクニックを積み重ねていけるようにしましょう。

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Gmailのメール編集の不便を解消する

返信メールの件名を変更したい

メールの返信を作成すると、「Re + 元メールの件名」がデフォルトになるのはどのメールソフトでも同じなのですが、Gmailは一見するとデフォルトの件名が変更できないように見えます。

メールの内容が元の件名と全然違う方向に向かっているのに、件名が相変わらずRe + 元件名のままやりとりを続けていると、後からメールを追うのに不便なこともあります。
また部分的に引用したり、過去メールの返信を利用して新規に別の内容のメールを作成したり、前のメールの継続した返信ではない用途で使いたい時もあります。

そんな時はメール作成画面左上の矢印のアイコンをクリックします。
「件名を編集」を選択すると、デフォルトで表示されている件名を変更することができます。

件名の編集にいちいち1アクションあるのが面倒くさいと思うかもしれませんが、通常時は件名を変えずに継続した返信として操作すればGmailは一連のやりとりをスレッド表示してくれるので受信トレイがスッキリしますし過去メールを探す手間も軽減できます。
返信時に件名を変える時と変えない時の頻度の差を考えると、さほど苦にはならなくなるのではないでしょうか。

Gmailに表を張り付ける

多くのメールソフトでは本文中に表を作成する機能があります。
本分にダラダラと文字ばかり並ぶより要点を表にまとめてスッキリさせたほうが、メールを受け取った側も情報が入ってきやすくなります。

情シスをやっていると全社への通知文の作成等の機会が多く、特に対象者が誰であるか、期日がいつであるかは最低限認識してもらいたいので、文字サイズや文字色、太字や下線など色々な方法で伝えたい個所を強調しますが、情報量が多くなるとやはり表形式のほうが見栄えもいいし読んでもらいやすくなります。

しかしGmailにはメール作成画面で表を挿入する機能はありません。
Googleスプレッドシートで作成した表をGmailに連携させるアドオンもありますが、それより手軽に行うことができるのがOfficeで作成した表を張り付ける方法です。

表を作るなら、みんな大好きExcelが最適です(異論は認めます)。
Excelの表作成くらいだったら企業人のリテラシーレベルとしてできないことはほぼない、という意味でも、Excelでの作成を推奨します。

Excelで作成した表をそのままGmailに張り付けられたら便利なのですが、ここでちょっとひと手間。Excelで作成した表を同じOfficeソフトであるWordに貼り付けます。
その上でWord→Gmailへ張り付けると作成した表がGmailに挿入できます。

なんでこのひと手間が必要かというと、GmailはHTMLタグが編集できない代わりにHTMLで作成されたデータのコピペは可能だからです。WordのデータはHTML形式に読み替えることが可能なので張り付けることができます。
他のサイトでもHTMLエディタで図表を作成→コピペでGmailに張り付け、というような手順が紹介されていますが、GSuiteのようなグループウェアだと利用する人の大半はHTMLエディタなんか使えません。
しかしWordは保存形式によりHTMLファイルを作成することができるHTMLエディタとしての側面もあります。ドキュメント作成で使い慣れたWordを利用することで、こうした操作を普及させやすいというメリットもあります。

返信を最初からポップアウトさせる

Gmailを不便に感じる一つの理由が返信の編集です。
デフォルトで返信操作を行うと、元メールの下側の狭いエリアに返信のための領域が表示されます。

左上の矢印→「返信をポップアウト」を選択することで新規作成と同様のメール編集が行えますが、このひと手間が惜しいという方は、ショートカットキーの利用をお勧めします。

GmailのショートカットはデフォルトではOFFになっているので、画面右上の設定(歯車のアイコン)から「全般」タブ→キーボードショートカットを探してONにします。
設定後、画面最下部の「変更を保存」を押すのをお忘れなく。

設定ができたら、受信トレイで返信したいメールを選択して「Shift」キー+「R」を押すと、ポップアウトされた状態から返信の編集が行えます。

ショートカットキーは他にも多数ありますが、一番利用頻度が高いこのショートカットだけでも最低限覚えておくとメール返信の効率が格段に上がります。

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あとがき

ショートカットキーは特殊技能ではない

返信の件名(メニュー操作のみ)→表の挿入(Officeからのコピペ)→返信のポップアウト(ショートカットキー)と、段階的に操作のレベル感を上げて紹介してみました。
わかっている人にとってはなんてことない内容ですが、企業内でこれらを展開しようとするとリテラシーの差が如実にでてきます。

特にショートカットキーは、普通のWindowsのショートカット(Ctrl + C、Ctrl + X、Ctrl + V等)ですらも「特殊技能」扱いされる場合があります。

「働き方改革」が声高に叫ばれる昨今、勤務時間短縮ばかりとりざただされている気がするのですが、一番のポイントは生産性向上のはずです。
トップダウンの改革ばかりではなく、個々人のちょっとしたスキル向上、それこそ簡単なショートカットキーくらい使えるようになることで仕事の生産性は変わります。
開発SEや情シスにとってあたりまえでも、一般企業のライン部門にはまだまだこのレベルで改善できる余地が山ほどあります。

ショートカットキーが特殊技能でなくなるだけで、企業の、日本の労働時間がどれくらい削減できるか。そのために情シスをはじめとするIT部門が、大げさな言い方かもしれませんがエバンジェリストとして利活用を推進していくことがどれだけの貢献につながるか。

100人が1日10分業務を短縮できれば1ヶ月(20日勤務)で125時間、約0.8人月も工数が削減できます。
たかがショートカットキー、されどショートカットキーです。

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